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Archivierung für Sage Office Line Warenwirtschaft und Rechnungswesen

Das von DocuWare zertifizierte Zusatzmodul schafft die nahtlose Verbindung von der Docuware Produktfamilie zur Sage Office Line.

Benutzer, die mit der Bedienung der Office Line vertraut sind, können schnell und einfach die Verknüpfungen vornehmen. Mit der integrierten Link-Funktion erhält man im Stammdatenbereich zu den Office Line Informationen zusätzlich die Dokumente
aus dem Archiv. Die enorme Papierflut der jährlichen Kontenblätter fällt weg. Der Druck erfolgt mit automatischer Indizierung direkt ins Archiv.

Funktionsbeschreibung
Das Modul DocuWare Connect to Sage Office Line wird vollständig in die Office Line Anwendung als Office Add-In integriert. Die Hauptanwendung der Warenwirtschaft und des Rechnungswesens bleibt davon unberührt.

Die jeweiligen Indexbegriffe können vom Anwender wie gewohnt in der Archivanlage frei definiert werden. Die Schnittstelle bietet dann alle relevanten Office Line Felder des jeweiligen Dokumenten-Typs (Verkaufsbeleg, Einkaufsbeleg, Kontoblatt) zur Zuordnung an. Diese Zuordnung erfolgt einmalig in einer Konfigurationsmaske und kann vom Anwender aber auch jederzeit einfach geändert werden. Zu den Office Line Datenfeldern können ausserdem feste Konstanten zur Indizierung eingetragen werden.

Link-Funktionen aus dem Stammdatenbereich
Über die Auswahl der Optionen kann eine direkte Suchfunktion im aktuell markierten Archiv erfolgen. In den Grundeinstellungen muss lediglich die Feldnummer des zu verknüpfenden Stammsatzes hinterlegt werden.

Diese Möglichkeit besteht:

  • Im Adressenstamm nach der Markierung von Kreditoren- oder Debitorennummer

  • Im Artikel- und Vertreterstamm nach Auswahl eines Stammsatzes

  • Im Sachkonten- und Anlagenstamm ebenfalls nach Auswahl eines Stammsatzes

Indizierung Rechnungsausgangs- und -eingangsbelege auf Basis der Verbuchung im Rechnungswesen
Dieser Bereich ermöglicht die automatische Indizierung und Ablage von Ausgangs- und Eingangsrechnungen aus einem Briefkorb. Dabei ist es irrelevant, auf welchem Weg die Dokumente in den Briefkorb gelangen. Denkbar ist z.B. das Scannen mit Barcode-Belegnummern-Indizierung oder der Druck per Tiffmaker oder der Import inkl. Belegnummer als Control oder Recognition Feld.

Sobald die Ausgangs- bzw. Eingangsbelege im Office Line Rechnungswesen verbucht wurden, kann die späte Indizierung automatisch erfolgen. Als eindeutiger Index kann alternativ die OP-Nummer oder die Belegnummer gewählt werden.

Ablage der Kontenblätter aus dem Rechnungswesen
Die Papierflut der jährlichen Kontenblätter wird durch einen separaten Office Line Menüpunkt ersetzt, der sämtliche Kontenblätter direkt und inklusive automatischer Indizierung in ein DocuWare-Archiv druckt. Zur Indizierung stehen die Felder Konto(Nr.), Bezeichnung, Jahr, Druckdatum, Periode von, Periode bis und die jeweils festen Konstanten zur Verfügung. Dabei wird pro Konto und ausgewählten Zeitraum ein Dokument erstellt, d.h. es gibt pro Konto ein Tiff-Dokument mit entsprechender Seitenanzahl, je nach Buchungsaufkommen. Damit wird die Suche sowohl für den Anwender als auch für den Revisor optimiert.

Durch die Link- Funktion aus dem Sachkontenstamm können die zugehörigen Dokumente problemlos gesucht und angezeigt werden. 

Office Line Verkaufs- und Einkaufsbelege in der Warenwirtschaft
Beim Drucken von Ausgangs- bzw. Einkaufsbelegen aus der Office Line Warenwirtschaft kann das Schnittstellenprogramm zwischengeschaltet  - und die gewünschten und vorher einmalig definierten Indexbegriffe zu jedem Dokument im Archiv hinterlegt werden. Der Druck erfolgt über einen Briefkorb direkt ins Archiv.